8 Cách Quản Lý Tồn Kho Khi Bán Xôi Giúp Giảm Lãng Phí Và Tránh Thiếu Hàng

Quản lý tồn kho khi bán xôi là công việc quan trọng đối với cửa hàng ăn sáng, đại lý bán xôi và cơ sở sản xuất xôi số lượng lớn. Nếu nhập quá nhiều nguyên liệu hoặc chuẩn bị thành phẩm vượt nhu cầu, cơ sở kinh doanh có thể phát sinh hàng tồn, nguyên liệu xuống chất lượng và chi phí bị lãng phí. Ngược lại, nếu dự trữ không đủ, cửa hàng dễ thiếu hàng vào giờ cao điểm, bỏ lỡ doanh thu và ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.

Đặc thù của mặt hàng xôi là phải kiểm soát đồng thời nhiều nhóm hàng: gạo nếp, đậu xanh, lạc, hành phi, ruốc, gấc, lá gói, hộp đựng, túi vận chuyển và xôi thành phẩm. Mỗi nhóm có đặc điểm bảo quản, tốc độ tiêu thụ và thời hạn sử dụng khác nhau.

Vì vậy, quản lý tồn kho không đơn thuần là đếm số bao gạo hoặc số hộp xôi còn lại. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình dự báo nhu cầu, nhập hàng, xuất hàng, bảo quản và kiểm kê phù hợp với quy mô kinh doanh.

Vì sao cần quản lý tồn kho khi bán xôi?

Một cửa hàng bán xôi nhỏ có thể quản lý nguyên liệu bằng sổ ghi chép. Nhưng khi lượng khách tăng, thực đơn mở rộng hoặc có nhiều điểm bán, việc ghi nhớ bằng kinh nghiệm cá nhân sẽ dễ phát sinh sai sót.

Một số vấn đề thường gặp gồm:

• Gạo nếp tồn lâu, không được kiểm tra chất lượng định kỳ.
• Nhập quá nhiều topping nhưng không sử dụng hết.
• Thiếu hộp, thìa, túi hoặc các vật tư cần thiết vào giờ bán hàng.
• Chuẩn bị quá nhiều xôi thành phẩm nhưng lượng khách thực tế thấp.
• Không xác định được nguyên nhân chênh lệch giữa lượng nguyên liệu xuất kho và sản lượng thực tế.
• Nhân viên lấy nguyên liệu nhưng không ghi nhận, khiến số liệu tồn kho sai lệch.
• Không tách biệt hàng còn sử dụng tốt với hàng cần kiểm tra hoặc loại bỏ.

Những vấn đề này có thể làm tăng giá vốn, giảm lợi nhuận và gây gián đoạn hoạt động bán hàng.

Đối với cơ sở cung cấp xôi sỉ, việc quản lý tồn kho càng quan trọng vì chỉ một sai lệch nhỏ trong định lượng nguyên liệu hoặc kế hoạch sản xuất cũng có thể ảnh hưởng đến nhiều đơn hàng.

1. Phân loại hàng tồn kho thành từng nhóm

Bước đầu tiên là chia kho thành các nhóm rõ ràng để thuận tiện cho việc kiểm kê và kiểm soát.

Nhóm gạo và nguyên liệu chính

• Gạo nếp.
• Đậu xanh.
• Ngô, lạc.
• Gấc và các nguyên liệu tạo màu.
• Lá nếp và nguyên liệu tạo hương.

Nhóm topping và nguyên liệu ăn kèm

• Ruốc.
• Hành phi.
• Chả và các loại nhân.
• Dừa, vừng, muối vừng và các thành phần khác theo thực đơn.

Nhóm bao bì và vật tư

• Hộp xôi.
• Túi đựng.
• Thìa, đũa, giấy ăn.
• Tem nhãn, dây buộc và vật tư đóng gói.

Nhóm thành phẩm

• Xôi đã chế biến, chờ giao.
• Đơn hàng đã đóng gói.
• Thành phẩm được phân loại theo đơn hoặc điểm bán.

Không nên ghi chung tất cả các loại hàng vào một danh sách mà không có mã hàng. Mỗi loại nên có tên thống nhất, đơn vị tính và quy cách đóng gói.

Ví dụ, gạo nếp có thể được quản lý theo kilogram hoặc bao; hộp xôi theo chiếc hoặc thùng; hành phi theo kilogram hoặc hộp. Đơn vị tính cần thống nhất để tránh nhầm lẫn khi nhập, xuất và kiểm kê.

2. Dự báo nhu cầu trước khi nhập nguyên liệu

Muốn giảm hàng tồn, doanh nghiệp cần ước tính lượng hàng sẽ sử dụng trong ngày hoặc trong tuần.

Căn cứ dự báo có thể bao gồm:

• Sản lượng bán trung bình của 7–14 ngày gần nhất.
• Số lượng đơn hàng đã được xác nhận.
• Ngày trong tuần và đặc điểm lượng khách.
• Các dịp lễ, ngày rằm hoặc mùa cao điểm.
• Số lượng đại lý mới hoặc điểm bán đang tăng sản lượng.
• Khả năng sản xuất và giao hàng thực tế.

Ví dụ, một điểm bán tiêu thụ trung bình 12kg xôi mỗi ngày. Nếu đã có đơn đặt trước 5kg cho một nhóm khách văn phòng, kế hoạch chuẩn bị cần tính cả lượng tiêu thụ thông thường và đơn hàng bổ sung, đồng thời tránh cộng trùng phần đã nằm trong dự báo bán hàng.

Đối với nguyên liệu, cần dựa trên định mức thực tế để tính lượng cần dùng. Không nên lấy sản lượng xôi thành phẩm làm lượng gạo cần nhập mà bỏ qua tỷ lệ chuyển đổi giữa gạo và xôi.

Nếu cơ sở đang sử dụng định mức khoảng 1kg gạo tạo ra 1,6kg xôi thành phẩm, có thể dùng tỷ lệ này làm cơ sở lập kế hoạch ban đầu. Tuy nhiên, cần kiểm tra lại theo từng loại gạo, phương pháp ngâm, cách đồ và tỷ lệ hao hụt thực tế của cơ sở.

Dự báo nên được cập nhật thường xuyên. Khi lượng khách thay đổi, kế hoạch nhập hàng và sản xuất cũng cần điều chỉnh tương ứng.

3. Áp dụng nguyên tắc nhập trước, xuất trước

Đối với các nguyên liệu có nhiều lô nhập khác nhau, nên áp dụng nguyên tắc FIFO – First In, First Out, nghĩa là hàng nhập trước được ưu tiên xuất trước, nếu điều kiện chất lượng và thời hạn sử dụng cho phép.

Mỗi lô hàng nên được ghi nhận:

• Ngày nhập.
• Nhà cung cấp.
• Tên nguyên liệu.
• Số lượng.
• Mã lô hoặc thông tin nhận diện.
• Ngày sản xuất, hạn sử dụng nếu có.
• Tình trạng bao bì và chất lượng khi nhận.

Khi nhập gạo nếp, cần kiểm tra tình trạng bao, độ khô, mùi, dấu hiệu ẩm mốc và côn trùng. Nguyên liệu không đạt yêu cầu cần được cách ly để đánh giá, không đưa ngay vào sản xuất.

Đối với nguyên liệu có hạn sử dụng khác nhau, doanh nghiệp nên ưu tiên lô có hạn sử dụng gần hơn khi phù hợp với điều kiện bảo quản và chất lượng. Đây là nguyên tắc FEFO – First Expired, First Out.

FIFO và FEFO giúp giảm nguy cơ nguyên liệu bị bỏ quên trong kho, nhưng không thay thế việc kiểm tra chất lượng thực tế.

4. Thiết lập định mức tồn kho tối thiểu và tối đa

Không phải nguyên liệu nào cũng cần dự trữ với số lượng lớn. Doanh nghiệp cần xác định mức tồn phù hợp theo tốc độ sử dụng, thời gian nhà cung cấp giao hàng và mức độ biến động nhu cầu.

Tồn kho tối thiểu là mức cảnh báo cần bổ sung hàng.

Tồn kho tối đa là mức giới hạn nội bộ nhằm tránh nhập quá nhiều so với nhu cầu và sức chứa kho.

Ví dụ, một cửa hàng sử dụng trung bình 5kg gạo mỗi ngày và cần 2 ngày để bổ sung hàng. Nếu doanh nghiệp muốn duy trì lượng dự phòng tương đương 3kg, điểm đặt hàng lại có thể được tính sơ bộ:

Điểm đặt hàng lại = Nhu cầu trong thời gian chờ nhập + Tồn kho an toàn.

Trong ví dụ này:

5kg/ngày × 2 ngày + 3kg = 13kg.

Khi lượng gạo sử dụng được giảm xuống gần 13kg, cửa hàng cần xem xét đặt hàng bổ sung. Con số này chỉ là ví dụ minh họa; mức thực tế cần điều chỉnh theo thời gian giao hàng, độ biến động nhu cầu và khả năng bảo quản.

Đối với bao bì, doanh nghiệp cũng nên thiết lập điểm đặt hàng lại. Thiếu hộp xôi vào giờ cao điểm có thể làm gián đoạn bán hàng dù nguyên liệu chính vẫn còn đầy đủ.

5. Kiểm soát tồn kho xôi thành phẩm theo thời gian

Khác với gạo nếp khô hoặc bao bì, xôi đã chế biến là thực phẩm dễ bị ảnh hưởng bởi thời gian, nhiệt độ và điều kiện bảo quản.

Vì vậy, không nên áp dụng cách quản lý xôi thành phẩm giống như quản lý nguyên liệu khô.

Cơ sở kinh doanh cần xác định lượng sản xuất dựa trên đơn hàng và dự báo tiêu thụ, đồng thời:

• Ghi nhận thời điểm hoàn thành từng mẻ.
• Phân loại theo loại xôi và đơn hàng.
• Kiểm tra chất lượng trước khi giao.
• Duy trì điều kiện giữ nóng hoặc bảo quản phù hợp.
• Theo dõi thời gian từ khi chế biến đến khi bán hoặc giao.
• Không trộn thành phẩm mới với hàng đã lưu giữ lâu hơn nếu việc đó làm mất khả năng truy xuất thời gian chế biến.

Không nên mặc định rằng xôi có thể giữ an toàn trong một khoảng thời gian cố định ở mọi điều kiện. Thời gian bảo quản phụ thuộc vào nhiệt độ, cách chế biến, đóng gói và điều kiện vệ sinh. Cơ sở cần xây dựng quy trình an toàn thực phẩm phù hợp, không bán hàng có dấu hiệu hư hỏng hoặc không bảo đảm điều kiện bảo quản.

Đối với điểm bán, việc chuẩn bị từng đợt nhỏ phù hợp với lượng khách có thể giảm hàng dư vào cuối buổi.

6. Ghi nhận xuất kho theo từng mẻ sản xuất

Muốn biết nguyên liệu có đang được sử dụng hiệu quả hay không, doanh nghiệp cần ghi nhận lượng xuất kho cho từng mẻ hoặc từng ca sản xuất.

Ví dụ, một mẻ sản xuất cần ghi nhận:

• Loại xôi.
• Lượng gạo nếp sử dụng.
• Lượng topping và nguyên liệu phụ.
• Lượng bao bì xuất dùng.
• Sản lượng thành phẩm thực tế.
• Số lượng hàng đạt yêu cầu.
• Số lượng hàng phải loại bỏ hoặc điều chỉnh.
• Người phụ trách mẻ sản xuất.

Dữ liệu này giúp so sánh định mức với thực tế. Nếu cùng một loại xôi nhưng lượng nguyên liệu tiêu hao tăng bất thường, quản lý có thể kiểm tra nguyên nhân từ định lượng, thao tác sản xuất, chất lượng nguyên liệu hoặc sai sót ghi chép.

Không nên kết luận ngay rằng nhân viên làm thất thoát hàng khi chưa kiểm tra số liệu và quy trình.

Việc ghi nhận theo mẻ còn giúp cơ sở xác định lượng nguyên liệu cần chuẩn bị cho các đơn hàng lớn, từ đó hạn chế tình trạng thiếu nguyên liệu vào thời điểm cao điểm.

7. Kiểm kê định kỳ và xử lý chênh lệch

Tồn kho trên sổ sách chỉ có ý nghĩa khi phản ánh tương đối chính xác lượng hàng thực tế.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn tần suất kiểm kê phù hợp:

• Hằng ngày: nguyên liệu có giá trị cao, topping dễ hỏng và thành phẩm.
• Hằng tuần: gạo nếp, vật tư đóng gói và các nguyên liệu sử dụng thường xuyên.
• Hằng tháng: kiểm kê tổng thể và đánh giá chênh lệch tồn kho.

Tần suất trên là gợi ý quản lý, cần điều chỉnh theo quy mô và đặc điểm vận hành.

Khi phát hiện chênh lệch, cần kiểm tra lần lượt:

1. Phiếu nhập hàng.
2. Phiếu xuất nguyên liệu.
3. Định mức sản xuất.
4. Hàng trả lại hoặc hàng loại bỏ.
5. Giao dịch chưa cập nhật.
6. Sai lệch đơn vị tính.
7. Nhầm lẫn giữa các loại nguyên liệu.

Sau khi xác định nguyên nhân, người phụ trách cần ghi nhận điều chỉnh và biện pháp khắc phục. Không nên tự ý sửa số liệu để khớp sổ mà không có lý do và người xác nhận.

8. Sử dụng Google Sheets để theo dõi tồn kho

Với cửa hàng nhỏ và hệ thống đại lý đang phát triển, Google Sheets là công cụ có thể triển khai nhanh để quản lý nhập, xuất và tồn kho.

Có thể xây dựng bốn trang tính chính.

Trang 1 – Danh mục hàng hóa: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, nhóm hàng, định mức tồn tối thiểu và tối đa.

Trang 2 – Nhập kho: Ngày nhập, mã hàng, số lượng nhập, đơn giá, nhà cung cấp và người nhận.

Trang 3 – Xuất kho: Ngày xuất, mã hàng, số lượng xuất, mục đích sử dụng, mẻ sản xuất hoặc điểm bán.

Trang 4 – Báo cáo tồn kho: Tổng nhập, tổng xuất, tồn hiện tại và cảnh báo cần bổ sung.

Công thức cơ bản:

Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Tổng nhập − Tổng xuất ± Điều chỉnh đã được xác nhận.

Có thể thiết lập định dạng có điều kiện để đánh dấu những nguyên liệu thấp hơn mức tồn tối thiểu. Nếu nhiều nhân viên cùng sử dụng bảng, nên phân quyền người nhập dữ liệu và người duyệt điều chỉnh.

Google Sheets phù hợp khi số lượng giao dịch còn trong khả năng kiểm soát. Khi có nhiều kho, nhiều điểm bán và lượng giao dịch lớn, doanh nghiệp có thể cân nhắc phần mềm quản lý kho chuyên dụng.

Những sai lầm cần tránh khi quản lý tồn kho xôi

Một số sai lầm có thể khiến hệ thống tồn kho mất kiểm soát:

• Nhập nguyên liệu theo cảm tính mà không theo dõi lượng tiêu thụ.
• Không thống nhất đơn vị tính giữa các nhân viên.
• Không ghi nhận hàng hỏng, hàng trả lại và hàng sử dụng nội bộ.
• Để nhân viên tự lấy nguyên liệu mà không ghi nhận xuất kho.
• Không phân biệt nguyên liệu khô với thành phẩm đã chế biến.
• Dự trữ quá nhiều nguyên liệu dễ hỏng.
• Không kiểm tra số liệu thực tế so với sổ sách.
• Chỉ kiểm kê khi nghi ngờ thất thoát.

Quản lý tồn kho hiệu quả không đồng nghĩa với việc giữ lượng hàng thấp nhất có thể. Mục tiêu là duy trì đủ nguyên liệu để đáp ứng nhu cầu mà không làm vốn bị đọng quá mức hoặc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

Thông tin Xôi Đất Bắc

Xôi Đất Bắc – Tinh Hoa Hạt Nếp Bắc

📞 Hotline: 0981.8118.07
📧 Email: xoidatbac@gmail.com
🌐 Website: xoidatbac.vn
📘 Facebook: Xôi Đất Bắc

Xôi Đất Bắc cung cấp xôi Phú Thượng, xôi truyền thống, xôi các loại, xôi bán sỉ cho quán ăn sáng, đại lý, văn phòng, sự kiện, cỗ và các mô hình kinh doanh xôi.