7 KINH NGHIỆM NHẬN ĐƠN XÔI VĂN PHÒNG KHÔNG BỊ NHẦM SUẤT

Nhận đơn xôi văn phòng: bài toán tưởng đơn giản nhưng rất dễ sai

Nhận đơn xôi văn phòng là một trong những hướng bán hàng có khả năng tạo doanh thu ổn định cho người kinh doanh xôi.

Một văn phòng có thể đặt 10 suất, 20 suất, 30 suất hoặc thậm chí hàng trăm suất vào những ngày đặc biệt. Nếu phục vụ tốt, khách hàng không chỉ mua một lần mà có thể trở thành khách đặt xôi thường xuyên vào mỗi buổi sáng.

Tuy nhiên, bán 20 suất xôi cho 20 người hoàn toàn khác với bán 20kg xôi cho một khách lấy về.

Mỗi người có thể chọn một loại xôi khác nhau.

Người lấy xôi xéo.

Người lấy xôi gấc.

Người không ăn hành.

Người thêm ruốc.

Người không ăn đậu.

Người muốn ít xôi.

Người muốn suất đặc biệt.

Nếu người bán không có quy trình nhận đơn rõ ràng, chỉ cần một vài thông tin bị bỏ sót là có thể giao nhầm suất.

Vì vậy, khi bắt đầu bán xôi văn phòng, điều quan trọng không chỉ là nấu xôi ngon mà còn phải xây dựng được quy trình nhận đơn.

1. Khi nhận đơn xôi văn phòng phải xác định một người đầu mối

Một trong những lỗi phổ biến nhất là người bán nhận đơn trực tiếp từ quá nhiều người.

Ví dụ một văn phòng có 20 nhân viên.

Người A nhắn Facebook.

Người B nhắn Zalo.

Người C gọi điện.

Người D nhắn riêng cho người giao hàng.

Cuối cùng người bán có 20 thông tin rời rạc.

Đây là cách rất dễ dẫn đến nhầm đơn.

Tốt nhất nên thống nhất:

Mỗi văn phòng có một người phụ trách tổng hợp đơn.

Người này có thể là:

• Nhân viên hành chính.
• Lễ tân.
• Kế toán.
• Trợ lý.
• Người thường xuyên đặt đồ ăn cho công ty.

Người phụ trách chỉ cần tổng hợp:

Tên người nhận → loại xôi → số lượng → topping → ghi chú.

Sau đó gửi một đơn tổng cho bên bán.

Cách làm này giúp giảm đáng kể sai sót.

2. Chốt thời gian nhận đơn xôi thật rõ ràng

Đối với bán xôi buổi sáng, thời gian là yếu tố cực kỳ quan trọng.

Xôi có ngon đến đâu nhưng giao sau giờ ăn sáng thì khách hàng vẫn không hài lòng.

Do đó, người bán cần quy định thời gian nhận đơn.

Ví dụ:

Đơn văn phòng nhận trước 6h30 sáng để giao từ 7h00–8h00.

Hoặc:

Đơn từ 20 suất trở lên vui lòng đặt trước một ngày.

Không nên để khách gửi đơn lúc 7h15 rồi yêu cầu giao 7h30 nếu năng lực sản xuất và vận chuyển không cho phép.

Đây không phải là làm khó khách.

Đây là cách bảo vệ chất lượng sản phẩm.

Xôi cần thời gian chuẩn bị.

Topping cần chuẩn bị.

Đóng gói cần chuẩn bị.

Giao hàng cũng cần thời gian.

Nếu không có quy định về thời gian chốt đơn, càng bán nhiều lại càng dễ rối.

3. Mỗi đơn nên có một mã đơn riêng

Khi số lượng đơn bắt đầu tăng, người bán nên sử dụng mã đơn.

Ví dụ:

VP001 – Công ty ABC – 25 suất

VP002 – Văn phòng XYZ – 18 suất

VP003 – Công ty Minh Anh – 32 suất

Mã đơn giúp người bán và người giao hàng dễ kiểm tra.

Ví dụ giao đến nơi, người giao chỉ cần hỏi:

“Em giao đơn VP002 của văn phòng mình ạ.”

Người nhận có thể kiểm tra ngay.

Đây là một thói quen rất đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích khi mô hình kinh doanh xôi bắt đầu phát triển.

4. Không nhận đơn bằng trí nhớ

Đây là nguyên tắc rất quan trọng.

Không nên nghĩ:

“Khách quen mà, anh nhớ rồi.”

Khi có 5 đơn thì có thể nhớ.

10 đơn bắt đầu khó.

20 đơn rất dễ nhầm.

50 đơn gần như chắc chắn phải có hệ thống.

Người bán có thể sử dụng Google Sheets, Excel hoặc một phần mềm quản lý đơn hàng.

Một file đơn giản có thể gồm:

• Mã đơn.
• Tên khách.
• Số điện thoại.
• Địa chỉ.
• Thời gian giao.
• Loại xôi.
• Số suất.
• Topping.
• Ghi chú.
• Tổng tiền.
• Trạng thái thanh toán.
• Trạng thái giao hàng.

Không cần hệ thống quá phức tạp ở giai đoạn đầu.

Quan trọng nhất là mọi thông tin phải được ghi lại.

5. Tách rõ loại xôi và topping

Một đơn 30 suất có thể trở thành một “bài kiểm tra” đối với người bán.

Ví dụ:

10 xôi xéo + ruốc.

8 xôi gấc + muối vừng.

7 xôi ngô + ruốc.

5 xôi trắng + chả.

Nếu chỉ ghi:

“Đơn công ty ABC: 30 suất xôi.”

thì chắc chắn không đủ.

Nên ghi cụ thể:

10 xôi xéo + ruốc
8 xôi gấc + vừng
7 xôi ngô + ruốc
5 xôi trắng + chả

Sau khi đóng gói, phải kiểm đếm lại.

Một nguyên tắc tốt là:

Người chuẩn bị đơn và người kiểm đơn nên kiểm tra độc lập nếu đơn lớn.

Điều này đặc biệt cần thiết khi bán xôi số lượng lớn cho văn phòng, công ty hoặc sự kiện.

6. Dán thông tin lên từng suất xôi

Nếu văn phòng đặt nhiều suất, không nên chỉ bỏ tất cả vào một túi lớn.

Mỗi suất có thể ghi:

Nguyễn Văn A – Xôi xéo + ruốc

Chị Lan – Xôi gấc – không hành

Anh Minh – Xôi trắng + chả

Điều này đặc biệt hữu ích đối với những đơn từ 20–50 suất.

Khi giao tới văn phòng, nhân viên lễ tân hoặc người phụ trách có thể phát cho từng người nhanh hơn.

Khách hàng cũng cảm nhận được sự chuyên nghiệp.

Đây chính là một trong những điểm khác biệt giữa một người bán xôi nhỏ lẻ và một mô hình bán xôi chuyên nghiệp.

7. Sau mỗi đơn phải xác nhận lại

Trước khi sản xuất, người bán nên gửi một tin nhắn xác nhận.

Ví dụ:

“Em xác nhận đơn sáng mai của anh/chị: 25 suất xôi, giao lúc 7h30 tại văn phòng ABC. Tổng đơn 375.000đ. Anh/chị kiểm tra giúp em thông tin trước khi bên em chuẩn bị ạ.”

Khách chỉ cần trả lời:

“Đúng rồi em.”

Như vậy hai bên đã có căn cứ rõ ràng.

Nếu khách thay đổi sau thời điểm chốt đơn, người bán cũng có thể kiểm soát dễ hơn.

Bán xôi văn phòng không chỉ là bán một suất xôi

Điểm quan trọng nhất của nhận đơn xôi văn phòng không nằm ở việc xử lý một đơn hàng.

Mục tiêu thực sự là biến một văn phòng thành khách hàng định kỳ.

Ví dụ:

Một văn phòng đặt 20 suất/ngày.

Nếu giá trung bình 15.000đ/suất:

20 × 15.000 = 300.000đ/ngày.

Nếu đặt 22 ngày/tháng:

300.000 × 22 = 6.600.000đ/tháng.

Đây là một khách hàng có giá trị rất đáng kể đối với một mô hình bán xôi.

Nếu có 10 văn phòng tương tự, doanh thu có thể trở thành một nguồn rất ổn định.

Vì vậy, thay vì chỉ tập trung tìm khách mới, người bán cần đặc biệt chú trọng việc phục vụ đúng, giao đúng và tạo thói quen đặt lại.

Xôi Đất Bắc – nguồn xôi cho quán ăn, văn phòng và đại lý

Với những mô hình cần nguồn hàng ổn định, có thể tham khảo các sản phẩm và nguồn xôi Phú Thượng của Xôi Đất Bắc.

Xôi Đất Bắc định hướng cung cấp xôi truyền thống cho quán ăn, bếp ăn, sự kiện và đại lý.

Có thể tham khảo:

Website: Xôi Đất Bắc

Email: xoidatbac@gmail.com

Hotline: 0981.8118.07